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ホテリングは、従業員自らが使用するオフィスの座席や共有スペースを事前に選択し予約するシステムであり、フリーアドレス制が抱える種々の問題を解決するために誕生しました。フリーアドレス制は、固定席を設けず従業員が自由に空いている座席を選ぶシステムのため、チームのメンバーが分散して座ることによってコミュニケーションの質が低下したり、管理者が従業員の居場所や勤務状況を把握できないなどの問題に直面しました。ホテリングの導入により、企業はフリーアドレスが抱える問題の解決を超えて、オフィススペースの最適化や効率的な活用、コミュニケーションの活性化やコスト削減など、多くのメリットを享受することが可能になります。本記事では、ホテリングの概念、導入するメリット、実際の導入事例を通して、新しいオフィス運営スタイルの可能性と実現方法について詳しく解説します。「workhub」は人と仕事の間の分断を「つなげる」ことで解消するコネクトプラットフォームです。オフィスを構える企業が抱えるさまざまな課題に対して、「workhub」独自の拡張性によって、利用・運用とともに効率的で便利なオフィスを実現します。ホテリングのシステム構築に興味のある方は、ぜひビットキーにご相談ください。
ホテリングは、デジタル通信技術の発展に伴ってリモートワークをする従業員が増えたことにより、オフィススペースを効率的に活用するためのシステムとして注目されるようになりました。フリーアドレス制をすでに導入している企業が、フリーアドレス制が抱える問題点に気づき、その解決策としてホテリングに注目したという経緯があります。フリーアドレス制とは、オフィスに固定席を設けず、出社した従業員が自由に座席を選べるシステムのことです。コスト削減のため席数を従業員数より少なくして運用したところ、出社人数が想定を上回り、オフィス内の座席数が足りず、業務に支障が出るケースが出て来ました。ホテリングはこのフリーアドレス制の問題点を改善して、従業員が出社する際に事前に使用する席や共有スペースを事前に予約することにより、出社人数と座席数やオフィススペースを適合させることを目的としたシステムになっています。ホテルの部屋を予約するプロセスに似ているため、「ホテリング」と名付けられました。ホテル予約のオフィス版とイメージするとわかりやすいでしょう。このようにホテリングが注目を集める背景には、従業員のリモートワークの増加と共に、空いたオフィススペースの有効活用やコスト削減を図るという企業の目的があります。ホテリングという座席予約システムの導入により、従業員の勤怠管理が容易になると共に、オフィスの使用状況をリアルタイムで把握することが可能になり、適切なリソース管理も実現できるなど種々のメリットを得ることができます。多くの企業がホテリングを導入し、オフィス運営の効率化や新しい働き方の実現を目指しているのは、職場環境が大きく変化し導入メリットが高まっているからです。
ホテリングの導入は、企業に多くのメリットをもたらします。具体的には、以下の4点です。
順番に解説します。
ホテリングの導入により、オフィスや席の稼働状況がリアルタイムで可視化できるようになります。企業が勤怠管理を効率的に行う上で、重要な要素です。具体的には、座席予約システムを通じて、どの従業員がいつオフィスに出社し、どの席を使用しているのかを瞬時に把握できるようになります。管理者はオフィスの使用状況を詳細に把握し、必要に応じてリソースを調整することができます。また、ホテリングを利用することで、従業員の出勤・退勤時間や在籍状況を正確に記録でき、勤怠データの管理が容易になります。人事や経理部門が、労働時間の計算やコスト管理を効率的に行う際に非常に有益です。さらにホテリングは、従業員の働き方の透明性を向上させ、個人の生産性やチームの協力を促進する効果も期待できます。特に、フルフレックスタイム制などのフレキシブルな勤務形態やリモートワークが導入されている企業において、効率的な勤怠管理とオフィスリソースの最適化を実現する重要な手段となるでしょう。
ホテリングの導入は、オフィスの省スペース化と効率的な活用の実現にも寄与します。今までのような固定席では、従業員と同じ数の座席を用意する必要がありました。それがリモートワークの導入により出社する従業員が減少することで、すべての従業員に座席を用意する必要が無くなりました。座席を有効活用するためにフリーアドレス制を導入する企業が増え、座席数を全社員の70％程度に抑えることによって、オフィススペースや備品の削減などによるコスト削減を図りました。ところが出社人数の想定を超えて従業員が出社することがあると、オフィスを利用したくてもできない人が出てきます。この問題を解決するために、ホテリングという座席予約システムが導入されるようになりました。ホテリングは予約制のため、実際にオフィスを利用する従業員数と座席数を合わせることができます。また、部署ごとにまとまってスペースを予約することもでき、過不足のないオフィス使用が可能です。同時に、無駄なオフィススペースを削減したり、効率的に活用することも可能になります。従業員のオフィス内行動分析を行うことによって、利用実態に応じたオフィスレイアウトの変更・改善ができることも見逃せません。たとえば、会議室や個人が集中して仕事のできる静かなエリア、複数人がチームで活用できるエリア、リラックススペースなど、従業員のニーズに応じて異なるタイプのエリアを設けることができます。従業員は必要に応じて適切な空間を選び、効率的に業務を遂行できるようになることが期待されます。
ホテリングの導入によって、従業員は自分のスケジュールや作業内容に応じて、オフィスでの作業時間を自由に設定できます。リモートワークやフレキシブルな勤務時間が求められる現代の労働環境において、誠に時宜を得たものと言えるでしょう。さらに、ホテリングは、従業員が適切な環境で作業することを支援します。従業員は、その日のタスクや気分に応じて、静かなエリアや共同作業に適したエリアなどを選択でき、効率的に作業を進めることが可能です。従業員の満足度や生産性が向上し、企業全体のパフォーマンスの向上にもつながることが期待できます。ホテリングは、企業と従業員双方にとって多くのメリットが見込める新しい働き方として、有効なオフィス運営システムの一つであると言えます。
ホテリングの導入には、オフィス内のコミュニケーションの活発化を促進する効果もあります。固定席を設けないため従業員は毎日異なる席に座ることになり、異なる部門やチームのメンバーと自然に交流する機会を持つことが可能です。偶発的に隣り合う席の人との交流が生まれ、新しいアイデアや知見の共有、従業員同士の連携強化、組織全体のコミュニケーション改善などに寄与することが期待されます。また、ホテリングの座席予約システムは、従業員が同僚とのコミュニケーションを計画的に行うことも支援します。たとえば、特定のプロジェクトを進める際に、関連するメンバーと同じエリアや席を予約することで、効率的なコミュニケーションと協力体制を実現することが可能です。ホテリングは、オフィスの物理的な配置や環境を活用して、従業員間のコミュニケーションを活発化します。組織のイノベーションと連携を促進し、企業全体のパフォーマンス向上にも大きな貢献をすることでしょう。
ホテリングを導入する手順は、以下の3段階です。
各ステップのポイントについて解説します。いずれもホテリング導入を成功させるために必要な検討課題です。
ホテリングを効果的に導入するためには、オフィスのレイアウトを見直すことが重要です。ホテリングでは、基本的に在籍している社員数よりも少ない座席を用意して運用します。従来よりもデスクが減るので、空いたスペースをカフェスペースに当てたり、一人で集中するためのスペースに作り替えることで、オフィス空間を効率的に活用することができます。まず作業エリアの設定をします。従業員がそれぞれのプロジェクトやタスクに応じて適切な作業場所を選べるように、各種のプロジェクトやタスクに対応できる多様な作業エリアを用意しておく必要があります。静かに集中して作業するエリア、コミュニケーションを促進するエリア、リラックスや休憩を取るエリアなど、多様なニーズに対応することが求められます。オフィスレイアウトの見直しは、ホテリングを導入する企業にとって初期段階で行うべき重要なステップです。ホテリングの導入にともなう変化に従業員がスムーズに対応できるかどうかは、採用したオフィスレイアウトの良し悪しにかかってきます。
ホテリングを効果的に実施するためには、座席予約システムの導入が不可欠です。座席予約システムは、従業員がオフィスに出社する際に、あらかじめ自分が使いたい席を選択し、予約・確保できるようにするものです。システムの導入により、以下のようなメリットが得られます。
座席を出勤前に予約しておくため、誰が出社しているか、誰がどの席を使っているか、席の稼働率はどうかなど、効率的な座席管理が可能になります。従業員はその日のタスクやプロジェクトに応じて、最適な作業スペースや時間を選択することができ、個人のニーズに合わせた働き方ができるので、従業員の満足度も向上します。座席予約データを収集し分析することで、オフィスの利用状況を把握し、必要に応じてレイアウトを改善できるようになるのも重要な要素です。座席予約システムの導入には、企業のニーズに合ったシステム選定、導入計画の作成、関係者への説明およびトレーニング、システムの運用と改善といったステップが必要となります。導入にあたっては、利用しやすさやデータ保護、サポート体制などを検討し、適切なシステムを選択することが導入を成功させるカギとなるでしょう。
ホテリングシステムの導入後も、定期的な改善が必須です。具体的には以下のようなサイクルで、改善を積み重ねる必要があります。
座席予約データや勤怠データを分析し、オフィスの利用状況や座席数が適正かどうかなどの評価は、欠かさずに行いましょう。適切な分析により、システムの改善ポイントが分かります。従業員の満足度調査や従業員からの意見募集などは定期的に行いましょう。ホテリングをしっかり機能させるためには、利用状況や従業員の満足度を把握することが非常に重要です。収集されたデータ分析の結果をもとに、ホテリングの効果を検証し、さらに改善点をフィードバックし、実際に改善を繰り返すステップも忘れてはなりません。データを収集したら、それを元に実際に細かい改善を繰り返すことでシステムの最適化を図っていきます。システムの改善によってホテリングの効果を確実なものにし、オフィスを効率的に活用することで無駄なコストを削減するという企業の目的を達成し、併せて従業員の満足度を向上させることもできます。コストをかけて導入したシステムを十分に活用するためにも、効果を検証し、改善を繰り返していきましょう。
ホテリングは、新しい働き方の実現を支援し、企業のオペレーション効率を向上させるための重要なアプローチです。新しいオフィス運営システムによって、座席数の最適化、コミュニケーションの活性化、時間と場所に制約されない柔軟な働き方の実現が促進され、企業の競争力が向上することにつながります。ホテリングを成功させるためには適切な計画と実行が必要であり、専門的な知識や経験が必要になる場面も少なくありません。ホテリングの導入を検討している企業様は、ぜひビットキーにご相談ください。ビットキーは、ホテリングの導入から運用、定期的な改善までをサポートするプロフェッショナルなサービス「workhub」を提供しています。企業様のオフィス環境とビジネスニーズを理解し、最適なホテリングシステムの設計と実装を提案することが可能です。さらにビットキーでは、ホテリング導入後も継続的なサポートを提供し、定期的な改善活動を通じてシステムの最適化を図っていきます。ホテリングの導入と運用に関するご相談やお見積もりは、ビットキーまで気軽にお問い合わせください。貴社のホテリング成功のために全力でサポートさせていただきます。