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ハイブリッド会議とは、従来型の対面（オフライン）での会議とインターネットを活用した非対面（オンライン）の会議を融合させた新しい形式の会議のことです。現代の働き方の多様化と技術の進歩が生んだ新しい会議のスタイルであり、対面会議とオンライン会議の良さを組み合わせているのが特徴です。企業や組織における社内外のコミュニケーション効率向上を目的としたもので、時間や場所といった制約を排除して開催することができます。テレワークが当たり前になった今、いっそうの注目を浴びている会議の手法です。「workhub」は人と仕事の間の分断を「つなげる」ことで解消するコネクトプラットフォームです。オフィスを構える企業が抱えるさまざまな課題に対して、「workhub」独自の拡張性によって、利用・運用とともに効率的で便利なオフィスを実現します。ハイブリッド会議の環境構築に興味のある方は、ぜひビットキーにご相談ください。
ハイブリッド会議とは、集合型の会議（オフライン）とインターネットを用いた会議（オンライン）を融合させた新しい形式の会議のことです。従来型の会議では、参加者全員が物理的に同じ場所に集まる必要がありました。ハイブリッド会議ではそのような制約を取り払い、一部の参加者は会議室以外の場所からオンラインで参加することが可能となります。Web会議の場合は、すべての参加者はオンライン上に集まり、自宅で働いているテレワーカーや、遠方の拠点に勤務する従業員や関係者たちがリアルタイムで会議に参加することができます。一方ハイブリッド会議の場合は、参加者の一部は指定された一つの会議室に集まりながらも、他の参加者や聴衆は、会議室以外のフロアや遠隔地からオンラインで参加することができます。ハイブリッド会議は、対面会議が提供する直接的な人間関係やコミュニケーションの質の高さと、Web会議が提供する離れた場所から参加して情報共有ができるという、双方のメリットを生かした手法です。
ハイブリッド会議を実施するメリットとして、主に以下の3つが挙げられます。
いずれも効率よく業務を進めることに大きく貢献する要素です。以下に、一つずつ解説していきます。
ハイブリッド会議は、従業員にとって働く場所や勤務時間などの選択肢を広げる効果があります。従来の対面会議では、参加者全員が同じ時間・同じ場所に集まる必要がありました。しかしハイブリッド会議では、時間的・場所的な制約が大幅に緩和されます。参加者それぞれの状況や会議の内容に応じて、オンラインで参加するか、会議室に出向くかを選択できるようになるのが、ハイブリッド会議の大きなメリットです。ハイブリッド会議の時間的・場所的柔軟性は、テレワークやフレックスタイムといった柔軟な働き方の導入を促進し、従業員のワークライフバランスの向上にも寄与します。たとえば、育児や介護などの家庭の事情や、電車の遅延などの通勤上の問題でオフィスに出社するのが困難な従業員でも、ハイブリッド会議を通して関係者と効果的にコミュニケーションを取ることが可能です。ハイブリッド会議は、参加者を取り巻くさまざまな状況に起因する制約を超えて、誰もが同等に会議に参加できるため、効率的かつ効果的なコミュニケーション手段として、多方面にわたる立場や業種の人々からますます注目を浴びています。
ハイブリッド会議の導入は、オフィスの利用効率を向上させたり、従業員の通勤コストを削減することが期待できます。従来の対面会議では、すべての参加者が会議室に集まるため、参加人数に対応した大きさの会議室が必要でした。しかしハイブリッド会議では、会議室に集まるのは一部の参加者でよく、オフィスから離れた場所での業務を望む従業員や関係者は、オンラインで参加することが可能となります。企業にとっては従業員が出社するための交通費を削減することができ、従業員自身にとっても、通勤にかかる時間や気力・体力の消耗などの通勤コストを削減できるメリットがあります。会議室も適切に利用できるため、より効率的な会議室の活用ができるでしょう。
ハイブリッド会議を導入することで、重要な会議や意思決定をオフィスへの出社が困難な状況でも継続することが可能となります。結果として自然災害や非常事態への備えともなります。ハイブリッド会議は、従業員や関係者がオフィスへ出社しなくても、会議に参加したり業務を継続することを可能にします。災害や非常事態が起きた時に、オフィスまでの交通手段が確保できなかったり、オフィスが利用できない場合は、テレワークへ切り替えることによって、オフィス以外での業務を継続することができます。企業にとってビジネスの継続性の確保と災害対策は避けては通れない重要な課題であり、そのための計画や対策を立てておく必要があります。ハイブリッド会議の導入は、それを支援する役割を果たします。
ハイブリッド会議を成功させるために克服すべき課題として、主に以下の2つが挙げられます。
順番に見ていきましょう。
ハイブリッド会議の進行管理は、ITテクノロジーの導入と運用が関わるため、従来の対面会議と比較して複雑になりがちです。まず、技術的なトラブルの発生が考えられます。オンラインとオフラインの両方の参加者をITテクノロジーによって結ぶ形式であるため、技術的トラブルは避けられません。インターネット回線の接続問題、マイクやカメラなどデバイスの不調、ソフトウェアが立ち上がらないとかビデオ画面が切り替わらないなどのバグが発生する可能性があります。ハイブリッド会議では、モバイルパソコン以外にもマイクやカメラなどのデバイスとソフトウェアを使用しますが、デバイスの設定や操作も大きなハードルです。デバイスの設定やソフトウェアの選定と操作は、機械に慣れていない人にとっては簡単な作業ではありません。進行管理の難しさもあります。ハイブリッド会議の進行管理は、オンラインとオフラインの参加者の発言機会のバランスを保ちつつ、効果的なコミュニケーションを確保しなければならない点が課題です。すべての参加者が等しく参加できる環境を作ることが重要ですが、これもまた簡単ではありません。
ハイブリッド会議を効果的に実施するには、適切な機材や環境の準備が不可欠です。高品質な音声とビデオを提供するための機材、安定したインターネット接続、参加者同士のコミュニケーションをサポートするソフトウェアやプラットフォームなどが必要です。まず機材の準備ですが、高品質のマイクやカメラ、スピーカーは必須です。大型のディスプレイやプロジェクターも、円滑なコミュニケーションを行うためには準備することをお勧めします。オンラインでの参加者にストレスを与えないようにするためには、安定したインターネット接続も不可欠です。ネットワークの速度や安定性は、ハイブリッド会議の質に直接影響を与えるため、適切なネットワーク環境の構築と管理が求められます。さらには、ソフトウェアやプラットフォームの選定も重要な課題です。画面共有がうまくできないなどの準備不足が原因のトラブルなどもよく耳にします。皆が使いやすく、安定したソフトウェアやプラットフォームを選ぶことで、参加者は会議に円滑に参加することができ、効果的なコミュニケーションを取ることができるようになります。会議室の環境も、ハイブリッド会議の成功に影響を与える要素です。適切な照明、雑音が入らない静かな環境、快適な座席配置は、オフライン参加者にとって重要なものとなります。オンライン参加者に対しても、視覚的な障壁がないよう気を配る必要があるでしょう。
ハイブリッド会議は、従業員の柔軟な働き方をサポートし、多くの人々が会議に参加しやすくするなど、たくさんのメリットがあります。しかし、ハイブリッド会議のメリットを最大限に活用するには、適切な環境構築が不可欠です。適切な機材の選定だけでなく、オンライン参加者とオフライン参加者がストレスなく会議に集中できるようにするための、さまざまなノウハウが求められることになるでしょう。ハイブリッド会議の環境構築についてお考えの企業様は、ぜひビットキーまでお問い合わせください。ビットキーでは、クリアな音声とビデオ通信を実現するための、ハイクオリティなデバイスやネットワークインフラの整備をサポートします。参加者が快適にコミュニケーションを取れるような会議室のレイアウトと設備の配置を計画するノウハウも十分です。ハイブリッド会議を通していっそうの躍進をしたいとお考えの企業様は、お気軽にビットキーにご相談ください。