-06.webp)
取材日：2024年8月5日
株式会社キタムラ・ホールディングス様（以下、キタムラHD）は、コロナ禍における出勤スタイルの変化によって出社率が4割を下回る状況を受け、2021年2月にグループ8社のオフィスを集約・統合し、1社あたりのオフィス面積を縮小しました。
しかし、アフターコロナでの出社率の増加や事業成長に伴う人員増加により、オフィススペースが不足するように。そこで、オフィス拡張のため2024年7月に本社を新宿アイランドウイングへ移し、ビットキーの「workhub」を導入いただきました。
新オフィスのコンセプトは、「従業員の働きやすさと働きがいの向上」、そして「グループ間での交流が生まれるオフィス」です。
今回は、オフィス移転プロジェクトのIT領域を担当された米川さんに、新オフィスづくりにかける思いや、workhub導入前後での働き方の変化についてお話を伺いました。
なお、キタムラHDへのworkhub導入は、株式会社オカムラ様との共同プロジェクトです。オカムラ様と共同で展開しているデジタルトランスフォーメーションサービス「Work× D（ワーク・バイ・ディ）」の基盤となるコネクトプラットフォームとしてworkhubを提供しています。
キタムラ・ホールディングスのオフィス移転プロジェクト
――キタムラHDが展開する事業について教えてください。
米川さん：キタムラHDは、写真の専門店「カメラのキタムラ」や、写真プリントのECサービス「しまうまプリント」など、写真関連のサービスを幅広く展開しています。「世界を代表するフォトライフ・カンパニー」をコーポレートビジョンに掲げ、あらゆる世代やライフスタイルに応じたフォトサービスを提供しています。
例えば、ユニークな取り組みの一つとして、ビッグハイブ社が2024年にセルフフォトブランド「Photomatic（フォトマティック）」の日本初フラッグショップをオープンしました。プリクラのようなフォトブースで、期間限定で有名人やアニメキャラクターとのコラボイベントを開催することもあります。私もイベント時に撮影したことがありますが、性能の良いカメラが設置されているので写りがすごく綺麗なんですよ。
このように、本社に集約された8社は、数十年の歴史を持つ企業からベンチャー気質の企業まで、さまざまな文化を持つ企業が混在しています。
――今回のオフィス移転プロジェクトにおける米川さんの役割について教えていただけますか。
米川さん：オフィス移転プロジェクトは、総務部門が中心になって進めたプロジェクトで、私はIT関連やデジタル領域の担当として参画しました。ネットワークインフラの整備や会議室予約システムの導入から、映像配信を行う部屋の設置、什器の配置調整など、総務的な業務にも関わりました。
――今回のオフィス移転を決断された背景について教えていただけますか。
米川さん：2021年にオフィス8社の集約・統合したときは、出社率を約4〜6割程度と想定し、リモートワークを前提にオフィスを設計しました。
しかし、コロナ禍が落ち着くにつれて出社率が上昇したことや、事業成長に伴う新入社員の増加により、オフィスが手狭になってしまったのです。増床で対応を試みましたが、より良い働き方を追求するためにも、今回新しいオフィスへの移転を決断しました。
――新オフィスではどのような環境づくりを目指されたのでしょうか。
米川さん：私たちが描いた理想のオフィスは「企業を超えた交流が生まれ、従業員が熱量を上げて働けるオフィス」です。
以前は企業ごとにフロアが分かれていたり、同じフロアでも壁で仕切られたエリアが多かったりして、自然な交流が生まれにくい設計になっていたと思います。
そこで、グループ全体の連携を強化し、オープンな意見交換ができる環境をつくるため、プロジェクトルームの設置などの工夫を行いました。
プロジェクトルームとは、異なる会社のメンバーが集まって活動できる会議室のことです。「部活の部室のように、みんなが集まってわいわいできる場所を作りたい」という思いから、もともとあった会議室の一つを改装し、プロジェクトルームとして活用しています。
会議室予約と受付システムの「使われない問題」を解消するworkhub
――以前のオフィスでは、会議室予約システムと受付システムをそれぞれ別の会社から導入されていたと伺いました。
米川さん：そうですね。しかし会議室の運用と受付システムの利用においていくつかの課題があり、オフィス移転を機にシステムを再検討することにしました。
以前利用していた会議室予約システムでは、会議室の鍵と予約が連動していないため、予約をしなくても会議室を使えてしまう状況でした。実際に「予約した会議室が無断利用されていて困っている」という声も多々出ていて……。予約したまま使わない「空予約」の発生もあり、システムを導入してはいたものの会議室の効率的な活用ができていませんでした。
また、キタムラHDはグループ各社でOutlookカレンダーとGoogleカレンダーをそれぞれ利用しています。これらのカレンダーと会議室予約システムの同期がとれず、グループ会社間で予約が重複して入ってしまうことでトラブルになることもありました。
受付システムに関しては、来訪者との打ち合わせや面談が少ない人は、受付システムの利用機会も限られるため、受付対応の頻度が高い人は総務へアカウント発行を申請してもらう運用にしていました。その結果、受付システムの存在を知らない人や、アカウント申請の手間を理由にシステムを使わない人もいました。
――その課題を解決できるシステム選定で、workhubを選ばれた理由は何でしょうか。
米川さん：複数の会議室予約システムの機能一覧を細かく確認して比較検討した結果、私たちの課題を最も解決してくれるのがworkhubだと考えたからです。
たとえば、以下の機能があります。
- 予約システムと会議室の鍵が連動していることで、無断利用を防止できる。
- 予約されているが一定時間使われない場合は自動的に予約がキャンセルされる。
- OutlookカレンダーやGoogleカレンダーと会議室予約システムが同期されるため、グループ会社間で予約の重複が起きない。
これらの機能によって、従業員が抱いていた会議室運用へのストレスが解決できると考え、workhubを選びました。
さらに、workhubでは1つのアプリケーションで複数の機能を利用できるため、会議室予約も受付も同じアカウントで利用できます。管理者も従業員もアカウント発行の手間がなくなり、業務の効率化にもつながっています。
「顔をかざすだけ」の衝撃――ビットキーオフィスでの体験が決め手となった顔認証導入
――会議室予約システム、受付システムに加えて、顔認証入館システムも導入してくださいましたね。
米川さん：顔認証はもともと導入する予定はなかったのですが、ビットキーさんのオフィスツアーで、オフィスの扉から会議室まで顔をかざすだけで入室できる様子を見まして。「会議室予約システムと鍵が連動していて、しかも顔認証で入れるなんて、まさに鬼に金棒じゃないか！」と感動しました（笑）。「絶対に入れたい！」と思い、導入を提案しましたね。
――嬉しいお言葉をありがとうございます（笑）。とはいえ、もともと顔認証は導入する予定がなかったものですし、当初はコスト面を懸念する意見も出ていたとのことですが……。
米川さん：そうですね。しかし実際に体験してみると、全員が口をそろえて「なるほど、これはすごく便利だね」と言うんですよ。一度workhubを体験した人の多くは「導入したほうがいい」という意見になっていました。
私たちは普段、社員証兼セキュリティカードを首から下げています。これまではセキュリティカードで扉を解錠していたので、中にはネックストラップと一緒に首を伸ばしてカードをかざす人もいて、不便そうだからなんとかしたいと思っていました。
今も身分の証明のためにカードを下げていますが、顔認証入館システムを導入してカードレスになったおかげで、これまで感じていた些細な不便の数々が解消されたと感じています。例えば、カードを忘れた際の総務によるセキュリティカードの貸し出し手続きや、カードを持たずにコンビニに行ってしまった時の締め出し、朝の出社時に慌ててかばんの中からカードを出すといったことがなくなりました。
――米川さんご自身が、かなり熱量を持ってオフィス移転プロジェクトに携わっていらっしゃったことを感じます。
米川さん：私は、自分が自信を持って「良い」と思えるものを見つけ、それを多くの人に知ってもらい、信念を持って提案していくことを大切にしています。そうしないと、自分の中で「オフィスが良くなっていく」というイメージが湧かないなと思っていたからです。だからこそ、まずは自分が積極的に体験していくことが大事だと考えています。
システムを選ぶとき、自分の専門外の話を敬遠してしまう人もいますが、そういう人こそ実際に体験してみて、「自分が本当に良いと思えるか」を確かめるといいのではないかなと思っています。
84% が「便利」と実感。社内アンケートが語るworkhubの効果
――workhub導入後、従業員のみなさまからはどのような反響がありましたか。
米川さん：オフィス移転後、社内向けにオフィス環境に関するアンケートを実施したところ、84％が「便利になった」と回答しています。特に「顔認証でオフィスの快適さが向上した」という声が多く届きました。
具体的には、以下のようなシーンで利便性が向上しています。
- 顔認証の反応が速いことで時間が短縮され、セキュリティも強化されて安心感がある。
- 会議室の予約はPCだけでなく、モバイル端末からもできて便利。
- 会議室の予約開始時間をリマインドしてくれるため、時間管理がしやすくなった。
――workhubはオフィス移転前に抱えていた課題解決に貢献できていますか。
米川さん：会議室の空予約や無断利用がなくなり、効率的な会議室運用が進んでいる部分が大きいと思います。
workhubでは受付システムと会議室予約システムが連動しているので、会議室の予約、来訪者への招待メール送付、当日の無人チェックインと来訪者の到着通知、会議室までの案内といった一連の流れをスマートに行えます。
移転直後は、workhubの便利さをまだ十分に社内に周知できていなかったため、アンケート実施時には「こんなに便利な機能があったのか！」と驚く声もありました。今後は、workhubのいろいろな機能やその利便性をもっと周知し、従業員が使いこなせるように、より一層働きかけていきたいと思います。
グループ各社の文化を尊重しながら――従業員が働きやすいオフィスづくりは続く
――本日はオフィスづくりへの熱い思いをお話いただき、ありがとうございました。米川さんに熱意を持って進めていただいていた分、workhubの良さが従業員のみなさまにも伝わりつつあるようで、本当に良かったです。
米川さん：workhubを導入するうえで、当初いただいていた提案通りにやりたいことが実現できていますし、全体的に満足しています。親身になって対応してくださった営業やカスタマーサポートの担当者のみなさんには感謝しています。
従業員の働き方をどのように快適にするのか、またどうやって交流を生むオフィスにするのかという点にはかなりこだわってきたつもりですから、実際に社員に好評なようで嬉しいです。
こうしたポジティブな体験の積み重ねが、オフィス全体の進化につながるのだろうと思います。
――今後、目指していきたいオフィスの姿についてお聞かせください。
米川さん：キタムラ・ホールディングスのグループ各社は会社ごとに文化が異なるので、それぞれが求めるオフィス像も少しずつ違います。新しいものを取り入れてみると同時に、会社組織として守るべきルールをつくる。そうして、各会社の文化を尊重したフレキシブルなオフィスをつくっていければと考えています。
――最後に
今回は、キタムラ・ホールディングス様のオフィスへお伺いし、オフィス移転にまつわるストーリーをお聞きしました。
「グループ各社の垣根を超えたコラボレーション」と「一人ひとりが熱量を上げて働けるオフィスづくり」に、workhubが少しでも貢献できていることを大変嬉しく思います。これからも、より良いオフィス環境の実現に向けて、私たちビットキーも全力で取り組んでまいります。
また、ビットキーの東京オフィス・大阪オフィスでは、実際にビットキー製品を体験いただけるオフィスツアーを開催中です。workhubを使った新しい働き方をご紹介できますので、少しでもご興味がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
お問い合わせはこちらから！皆さまのご連絡をお待ちしております。